Spazio web mette a disposizione un pannello di gestione degli invii massivi nel quale è possibile inserire le liste degli indirizzi email, eventualmente importabili da file con estensione csv, e verificare l’effettiva consegna al destinatario. Una sezione apposita consente di tenere monitorati gli invii ancora a disposizione, compresi nel pacchetto acquistato.
Attivazione servizio invio massivo
Il mass mailing attraverso il server di Spazio Web è subordinato all’acquisto di un servizio a parte: sono disponibili diverse offerte a seconda del numero di invii che si intende effettuare e la quantità totale è la risultante della conta dei destinatari di cadaun invio.
Nella sezione Stato servizio vengono riepilogate le attività di spedizione suddivise per giorno e sono visualizzate le informazioni relative alla data di attivazione e di scadenza del servizio.
La voce Istruzioni Mass Mailing rimanda alla documentazione del servizio.
Nella sezione Gestione invii si ha l’accesso alla gestione ed allo stato degli invii.
Cliccando sull’identificativo si apre una videata in cui si vede nel dettaglio l’esito della spedizione:
Da quanto visualizzato, si può sapere se si è concluso l’invio e se ci sono stati errori nella spedizione. Selezionando il numero a fianco la voce Errore permanente vengono elencati gli indirizzi email verso I quali non si è potuto effettuare la consegna.
Nella sezione Gestione listesi accede al pannello in cui si preparano le liste di indirizzi email per gli invii.
Per definire una nuova lista si deve inserire il nome nello spazio e poi cliccare sulla voce “Crea una nuova lista”.
Cliccando successivamente sul nome della lista si apre un pannello in cui vanno inseriti manualmente gli indirizzi email o caricati da file con estensione .csv.
Nella scelta “Seleziona formato” si è invitati ad indicare da quale programma di posta è stato generato il file da generare; attualmente sono presenti 3 scelte: Mozilla Thunderbird, Outlook Express e Base. Quest’ultimo è da indicare nel caso in cui l’elenco degli indirizzi email è stato preparato a mano: il formato richiesto è il seguente Nome Cognome <indirizzo email>.
Le liste già presenti possono essere modificate, preferibilmente non durante un invio in corso.
Istruzioni per effettuare un invio
- Preparare le liste degli indirizzi: si possono inserire uno alla volta oppure effettuare un upload da file con estensione csv, un formato comune a svariati programmi di posta nella loro procedura di esportazione della rubrica.
- Comporre sul proprio programma di posta elettronica quello che sarà poi il messaggio che dovrà poi essere spedito tramite il servizio di invio massivo. La dimensione massima del messaggio consentita è di 130 Kb
- Inviare il messaggio all’indirizzo invio@mm.spazioweb.email: a seguito dell’invio si riceverà una conferma di avvenuta ricezione del messaggio dall’indirizzo email noreply@mm.spazioweb.email e con oggetto “Avviso di ricezione di una mail nel sistema di MassMailing”. Tale messaggio contiene l’identificativo per andare a riprendere il testo nella sezione “Gestione Invii / Mail in attesa di schedulazione” e inserire le informazioni necessarie per procedere con la spedizione: data di invio (si può programmare per un momento successivo) e lista indirizzi.
La voce Clona permette di duplicare il messaggio per poterlo inviare eventualmente ad un’altra lista.
La voce Conferma manda in elaborazione il messaggio in attesa della consegna.
A procedura ultimata si riceverà via email l’esito dell’invio, che può comunque essere tenuto sotto controllo andando nella sezione Gestione invii.